POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE VITAMIN WELL

1. Introduction

Vitamin Well s’engage à protéger votre vie privée et à traiter vos données à caractère personnel de manière transparente, sécurisée et légale. La présente Politique de confidentialité, qui s’adresse à toutes les personnes qui interagissent avec nous, indique comment nous traitons vos données à caractère personnel chez Vitamin Well et quels sont vos droits en tant que personne concernée.

Sauf indication contraire, Vitamin Well AB, n° d’immatriculation 556701–6505, Garvargatan 9, 11221 Stockholm, (« Vitamin Well », « nous ») est le responsable de traitement qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel. Vitamin Well inclut No Carbs Company AB, Barebells Functional Foods AB (y compris la marque Snackbros), Tyngre Distribution AB et NOBE Drycker Stockholm AB, ainsi qu’une succursale en Finlande et des filiales au Danemark, en Norvège, en Allemagne, en Pologne, en Espagne, au Royaume-Uni, à Hong Kong et aux États-Unis (« Vitamin Well Group »).

Vitamin Well a également, sur une base volontaire, nommé un Délégué à la protection des données afin de garantir la protection des données. Si vous avez des questions sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel ou si vous souhaitez faire valoir vos droits, tel que cela est décrit plus bas, veuillez écrire à [email protected].

2. Que sont les données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel sont des informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable (« personne concernée »). Il peut s’agir de tout type de données permettant d’identifier une personne. Par exemple, les noms, adresses e-mail ou numéros de téléphone s’ils peuvent être associés à une personne physique vivante, mais également une photo sur laquelle la personne peut être reconnue.

3. Que signifie « traitement » des données à caractère personnel ?

Le terme « traitement » couvre tous types d’opérations effectuées sur des données à caractère personnel. La définition est très large et inclut toutes les formes de traitement des données, qu’il s’agisse de la collecte, de l’enregistrement, de la conservation, de l’adaptation à l’utilisation, de la diffusion ou bien de l’effacement des données à caractère personnel.

4. Quelles données à caractère personnel traitons-nous, à quelles fins et sur quelles bases juridiques ?

4.1 Nous traitons les données à caractère personnel pour pouvoir exécuter ou conclure un contrat avec vous

  • Si vous avez conclu un contrat avec nous concernant le parrainage d’un événement, la fabrication de produits ou d’autres collaborations professionnelles, vous nous avez fourni des données à caractère personnel telles que vos coordonnées (par ex. nom, adresse, numéro de téléphone, poste et employeur). Nous utilisons lesdites données pour pouvoir exécuter le contrat conclu avec vous.
  • Si vous êtes un ambassadeur de notre société, vous nous avez fourni des données à caractère personnel telles que des coordonnées (par ex. nom, adresse, numéro de téléphone), un nom sur les réseaux sociaux, une taille de vêtements et éventuellement des photos. Nous traitons lesdites données pour pouvoir exécuter le contrat conclu avec vous, par exemple pour vous envoyer des produits, ou pour coopérer sur la participation ou l’organisation d’événements et d’autres types de marketing. Nous traitons également les données publiques issues, par exemple, des réseaux sociaux, comme le nombre d’abonnés, et les activités liées aux marques de commerce dont vous êtes l’ambassadeur, pour contrôler et assurer le suivi de notre contrat et du retour sur investissements.
  • Si vous avez accepté nos conditions générales pour participer à un événement organisé par nous, vous nous avez fourni des données à caractère personnel telles que des coordonnées (par ex. nom, adresse et numéro de téléphone) et éventuellement des informations médicales (par ex. allergies). Nous avons besoin de ces données afin d’organiser et de mener à bien l’événement. Étant donné que nous prenons des photos et enregistrons des films pendant nos événements à des fins de marketing ultérieur, comme cela est précisé dans le contrat, nous sommes également susceptibles de collecter, modifier et diffuser sur les réseaux sociaux des photos et des films sur lesquels vous êtes visible et pouvez être identifié.
  • Si vous avez postulé à un emploi chez Vitamin Well, vous nous avez fourni des données à caractère personnel telles que vos coordonnées (par ex. nom, adresse et numéro de téléphone) et d’autres informations personnelles (par ex. photo) dans votre candidature. Nous utilisons ces informations pour évaluer votre candidature et votre aptitude à l’emploi, c’est-à-dire pour prendre des mesures suite à votre demande avant de conclure un contrat.

La base juridique de notre traitement de ces données à caractère personnel vous concernant est la nécessité de conclure ou d’exécuter un contrat avec vous. Cela signifie que nous pourrions être amenés à résilier le contrat afin de pouvoir effacer les données ou limiter autrement notre traitement de vos données à caractère personnel à votre demande.

4.2 Nous traitons les données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime

  • Si vous avez manifesté de l’intérêt concernant la réception d’actualités sur certains sujets, ou si vous vous êtes abonné à ce service (par ex. via Mynewsdesk), vous nous avez fourni des données à caractère personnel telles que votre nom et votre adresse e-mail. Nous utilisons ces informations pour pouvoir vous envoyer des actualités et communiqués de presse ciblés et pertinents.
  • Si vous êtes inscrit ou avez soumis une contribution à un concours que nous organisons, vous nous avez fourni des données à caractère personnel telles que votre nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, nom sur les réseaux sociaux et/ou une contribution (par ex. une photo ou un film) sur laquelle vous pouvez être identifié. Nous utilisons ces informations pour pouvoir évaluer votre contribution, nommer un gagnant et remettre un prix. Lorsque le prix est un voyage, nous sommes également susceptibles de traiter des données telles que votre numéro de passeport et d’importantes informations médicales (par ex. allergies) que nous devons connaître pour des raisons de sécurité en tant qu’organisateurs du voyage.
  • Si vous collaborez avec nous en tant qu’ambassadeur, ou si vous êtes un ambassadeur potentiel, vous nous avez peut-être fourni des données à caractère personnel telles que vos coordonnées (par ex., nom, adresse et numéro de téléphone, adresse e-mail, nom sur les réseaux sociaux, taille de vêtements et photos) sur les réseaux sociaux et par e-mail, afin que nous puissions vous envoyer des produits et que nous puissions coopérer sur la participation aux événements et autres formes de marketing. Nous sommes également susceptibles d’avoir compilé certaines desdites données personnelles ou données publiques vous concernant si vous êtes un ambassadeur potentiel, comme votre nombre d’abonnés sur les réseaux sociaux et l’activité liée à nos marques commerciales, afin d’être en mesure d’initier une telle collaboration ou de conclure un contrat d’ambassadeur avec vous.
  • Si vous êtes inscrit à un événement que nous organisons, vous nous avez fourni des données telles que vos coordonnées (par ex., nom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail), et éventuellement certaines informations médicales (par ex. allergies) que nous devons connaître pour des raisons de sécurité et nous sommes susceptibles de devoir les communiquer au personnel médical. Étant donné que la prise de photos et l’enregistrement de films au cours des événements entrent dans le cadre desdits événements à des fins de marketing ultérieur, nous sommes également susceptibles de collecter, modifier et diffuser des photos et des films sur lesquels vous pouvez être identifié.
  • Si vous nous avez contactés pour nous transmettre des questions ou des plaintes sur nos produits, vous nous avez fourni des données à caractère personnel telles que des coordonnées (par ex. nom, adresse, adresse e-mail et numéro de téléphone), ainsi que d’éventuelles informations supplémentaires (par ex. problèmes de santé liés au produit). Nous utilisons ces informations pour pouvoir répondre à vos questions, enquêter sur les problèmes liés aux produits, détecter ou signaler les risques sanitaires, verser des dommages-intérêts et prévenir la fraude/la tricherie, par exemple, les réclamations infondées répétées concernant une demande de dommages-intérêts.
  • Si vous visitez notre page d’accueil et acceptez nos cookies, vous acceptez que nous collections de potentielles données à caractère personnel liées au comportement en ligne (par ex. votre adresse IP, vos antécédents de navigation, les sites Web précédemment visités, etc.), tel que cela est décrit dans notre Politique relative aux cookies. Nous analysons ces informations sous une forme agrégée et pseudonymisée à des fins statistiques, afin d’optimiser notre page d’accueil en vue de commercialiser nos produits et nos marques commerciales en analysant quelles sont les parties de nos pages d’accueil qui sont les plus souvent visitées.
  • Si vous choisissez d’entrer en contact avec nous, suite à une invitation de notre part ou à votre propre initiative, via l’une de nos adresses e-mail générales (par ex. [email protected]) pour nous faire part d’idées sur de nouveaux goûts, produits ou campagnes, vous nous fournissez des données à caractère personnel que nous utilisons pour répondre et évaluer le contenu de votre e-mail.

Nous traitons ces données à caractère personnel si nous estimons que cela est nécessaire aux fins de notre intérêt légitime afin de commercialiser nos produits et marques commerciales et à rester compétitifs sur le marché. Nous estimons que notre intérêt légitime, dans ce cas, n’est pas abrogé par vos intérêts ou droits et libertés fondamentaux qui nécessitent la protection des données à caractère personnel, étant donné que vous nous avez vous-même, ou à votre initiative, fourni vos données à caractère personnel et que nous traitons les données à des fins qui doivent être conformes à vos attentes.

4.3 Exigences légales, intérêt public et consentement

Il se peut que nous devions traiter vos données à caractère personnel afin de pouvoir satisfaire à nos exigences légales (par ex., obligations de conserver des registres) et aux instructions des autorités publiques (par ex., l’Agence fiscale suédoise). Nous pouvons également être légalement tenus ou contraints, dans le cadre de l’intérêt public, de traiter les données à caractère personnel concernant les problèmes relatifs aux produits afin de détecter et de contrôler les risques sanitaires potentiels.

En outre, nous pouvons traiter vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement. Dans ce cas, nous obtiendrons votre consentement à l’avance, à des fins spécifiques, et nous veillerons à ce qu’il soit librement donné, spécifique, éclairé et sans ambiguïté. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment et, dans ce cas, nous vous invitons à contacter notre Délégué à la protection des données.

5. Qui sont les destinataires des données à caractère personnel ?

Les personnes qui auront accès à vos données à caractère personnel sont des membres autorisés du groupe Vitamin Well qui doivent avoir accès aux données pour effectuer leurs tâches. Par exemple, nos responsables produits et responsables clients auront accès aux questions et réclamations que nous recevons concernant nos produits. Les données à caractère personnel peuvent également être traitées par des experts informatiques internes et externes et par d’autres prestataires de services, si cela nous est nécessaire pour mener à bien nos activités.

Vitamin Well a conclu des accords de traitement des données avec des prestataires de services qui, par le biais de leurs services, ont accès aux données à caractère personnel ou les traitent à nos fins et selon nos instructions. Grâce à ces accords, nous veillons à ce que nos prestataires de services, par exemple notre système d’assistance commerciale numérique, traitent les données selon les mêmes conditions légales et de sécurité que nous.

Vitamin Well possède actuellement des sociétés-sœurs et des filiales en Norvège, au Danemark, en Allemagne, en Pologne, en Espagne, au Royaume-Uni, à Hong Kong et aux États-Unis, ainsi qu’une succursale en Finlande. Nous appliquons les mêmes lois européennes strictes en matière de protection des données au sein de toutes nos sociétés et vos données seront principalement traitées au sein de l’Union européenne (l’« UE ») ou de l’Espace économique européen (l’« EEE »). Nous sommes également susceptibles de transférer des données à caractère personnel à des tiers, tels que des prestataires de services et des conseillers, qui sont basés en dehors de l’UE/EEE. Ces transferts seront effectués sous réserve des garanties appropriées requises par le droit applicable en matière de protection des données, telles que les accords de traitement des données.

6. Vitamin Well traite-t-elle des catégories particulières de données à caractère personnel ?

Vitamin Well ne traite jamais d’informations sensibles telles que des informations sur l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou l’orientation sexuelle. Dans certains cas, cependant, nous sommes tenus de collecter et d’utiliser des données concernant la santé pour des raisons de sécurité, telles que des informations sur les allergies ou d’autres maladies que nous devons connaître lors de l’organisation de voyages et de formations.

7. Pendant combien de temps les données à caractère personnel sont-elles conservées ?

7.1 Lorsque nous traitons des données à caractère personnel en nous fondant sur un accord

Nous conserverons vos données à caractère personnel pendant la durée du contrat et les supprimerons lorsque le contrat sera résilié. Cependant, les exceptions ci-dessous s’appliquent :

Si nous sommes légalement tenus de conserver ou de divulguer l’une de vos données à caractère personnel quelle qu’elle soit après la résiliation du contrat, par exemple, des informations relatives à l’emploi, nous conserverons les données aussi longtemps que la loi l’exigera et dans la mesure où la loi nous y autorise, ou selon les instructions d’une autorité publique.

Les photos ou les films réalisés lors des événements que nous avons organisés ne seront pas automatiquement effacés après la tenue de l’événement, mais peuvent être utilisés à des fins de marketing ultérieur. Le contenu sera effacé lorsqu’il ne sera plus pertinent à ces fins. Cependant, les données sensibles telles que les informations relatives aux allergies ou autres informations médicales seront toujours effacées dès que l’événement sera terminé.

Si vous avez postulé à un emploi chez Vitamin Well, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant six mois à compter de la date de votre candidature s’il s’agissait d’une candidature spontanée. Nous conservons la candidature afin de pouvoir vous contacter si un poste pertinent se libère.

Si votre candidature n’a pas été retenue, nous effacerons votre candidature dès lors que nous vous informerons que nous ne vous offrons pas le poste, sauf si les deux parties en conviennent expressément autrement.

7.2 Lorsque nous traitons les données à caractère personnel en nous fondant sur notre intérêt légitime

Actualités : nous conserverons vos données à caractère personnel pendant la durée de la période pendant laquelle vous choisissez de vous inscrire ou de manifester votre intérêt concernant la réception de nos actualités. Vous pouvez à tout moment choisir de ne plus recevoir nos actualités.

Concours : nous conserverons vos données à caractère personnel jusqu’à ce que le concours en question soit terminé, généralement lorsque le prix a été attribué. Lorsque le prix est un voyage, nous effacerons les données à la fin du voyage.

Collaborations/ambassadeurs : nous conserverons vos données à caractère personnel sous la forme de coordonnées pendant toute la durée de notre collaboration informelle ou tant que votre profil personnel demeurera compatible avec notre société et notre profil de produits.

Événements : nous conserverons vos données à caractère personnel sous la forme de coordonnées jusqu’à la fin de l’événement. Les photos et les films réalisés lors de l’événement ne seront cependant pas effacés automatiquement après la fin de l’événement, et pourront également être utilisés à des fins de marketing ultérieur. Le contenu sera effacé lorsqu’il ne sera plus pertinent à ces fins.

Questions et plaintes concernant les produits : nous traiterons les données à caractère personnel que vous nous avez fournies par e-mail pendant une période de deux ans à compter de la date d’envoi du courrier électronique. Nous conservons ces informations dans le but d’effectuer des analyses statistiques sur les questions et les plaintes, d’enquêter, de détecter et de signaler les potentiels risques sanitaires ou problèmes relatifs aux produits, de contrôler et d’améliorer notre service à la clientèle, de verser les dommages-intérêts et de prévenir la fraude, par exemple, des plaintes répétées infondées concernant la demande de dommages-intérêts.

Visiteurs du site Web : nous traiterons vos données à caractère personnel liées aux comportements en ligne et collectées par le biais des cookies tant que vous continuerez à accepter ces cookies sur nos sites Web.

Idées, etc. : nous traitons les données à caractère personnel que vous êtes susceptibles de nous fournir spontanément lorsque vous nous faites part d’idées, par exemple, de nouveaux goûts, produits et campagnes, aussi longtemps que cela sera pertinent pour nous.

Les données sensibles, telles que les données médicales, seront toujours supprimées dès que la finalité pour laquelle elles ont été collectées n’est plus applicable, c.-à-d. après la fin de l’événement ou du voyage que nous avons organisé.

Lorsque le consentement est la base juridique de notre traitement des données, nous les effacerons dès que vous retirerez votre consentement. Veuillez noter que le droit de retrait du consentement n’est pas rétroactif.

8. Quels sont vos droits en tant que personne concernée ?

Vous pouvez invoquer plusieurs droits en tant que personne concernée.

Tout d’abord, vous avez le droit de savoir quelles données à caractère personnel nous détenons à votre sujet. Vous pouvez également nous demander de rectifier les données inexactes vous concernant et d’effacer certaines données ou informations qui ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Comité d’inspection des données.

De plus, vous pouvez nous demander de limiter notre traitement de vos données à caractère personnel. Veuillez noter que ladite demande peut impliquer que nous ne soyons plus en mesure de remplir nos potentielles obligations envers vous.

Si le traitement de vos données est basé sur votre consentement, vous pouvez à tout moment retirer votre consentement. Dans ce cas, ou si nous avons conclu un contrat avec vous, vous pouvez également recevoir une copie des données à caractère personnel que vous nous avez fournies au format numérique. Si nous traitons vos données sur la base de notre intérêt légitime, vous pouvez à tout moment vous opposer à notre traitement.

Si vous avez des questions ou souhaitez invoquer l’un de vos droits, veuillez contacter notre Délégué à la protection des données à l’adresse [email protected].

9. Autre

La présente Politique de confidentialité sera régulièrement mise à jour afin qu’elle reste cohérente avec nos activités commerciales et afin de respecter la loi applicable, c’est-à-dire la législation suédoise, y compris les exigences du Règlement général sur la protection des données (Règlement (UE) 2016/679). Cette version a été mise à jour le 13 novembre 2018.