PRIVACYBELEID VAN VITAMINE WELL

1. Inleiding

Vitamin Well zet zich in om uw privacy te beschermen en uw persoonsgegevens op een transparante, veilige en wettelijke manier te verwerken. Dit Privacybeleid, dat betrekking heeft op iedereen die op welke manier dan ook met ons communiceert, legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verwerken bij Vitamine Well en wat uw rechten zijn als betrokkene.

Tenzij anders vermeld, is Vitamine Well AB, reg. nr. 556701–6505, Garvargatan 9, 11221 Stockholm, (“Vitamine Well”, “wij”, “ons”) de verantwoordelijke die de doeleinden en middelen van de verwerking van persoonsgegevens bepaalt. Vitamin Well omvat No Carbs Company AB, Barebells Functional Foods AB (waaronder het merk Snackbros), Tyngre Distribution AB en NOBE Drycker Stockholm AB evenals een filiaal in Finland en dochterondernemingen in Denemarken, Noorwegen, Duitsland, Polen, Spanje, het Verenigd Koninkrijk, Hongkong, en de Verenigde Staten (“Vitamin Well Group”).

Vitamine Well heeft ook op vrijwillige basis een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld om de gegevensbescherming te verzekeren. Als u vragen hebt over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken of om uw rechten af te dwingen zoals hieronder beschreven, schrijf dan naar [email protected].

2. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘betrokkene’). Het kan dus elk soort gegevens zijn waarmee een persoon geïdentificeerd kan worden. Voorbeelden zijn namen, e-mailadressen of telefoonnummers als ze kunnen worden gekoppeld aan een bepaalde levende persoon, maar ook een foto waarin de persoon herkend kan worden.

3. Wat betekent “verwerking” van persoonsgegevens?

De term “verwerking” omvat alle soorten activiteiten die worden uitgevoerd op persoonsgegevens. De definitie is zeer breed en omvat alle vormen van verwerkingsgegevens, van verzameling, opname, opslag en aanpassing tot het gebruik, verspreiding en zelfs wissen van persoonsgegevens.

4. Welke persoonsgegevens verwerken we, voor welke doeleinden en op welke rechtsgronden?

4.1 Wij verwerken persoonsgegevens om een overeenkomst met u te kunnen nakomen of aan te gaan

  • Als u een overeenkomst met ons hebt afgesloten betreffende het sponsoren van een evenement, productie van producten of andere professionele samenwerking, hebt u ons persoonsgegevens verstrekt, zoals uw contactgegevens (bijv. naam, adres, telefoonnummer, functie en werkgever). Wij gebruiken dergelijke gegevens om onze overeenkomst met u te kunnen nakomen.
  • Als u ambassadeur bent voor ons bedrijf, hebt u ons persoonsgegevens verstrekt zoals contactgegevens (zoals naam, adres, telefoonnummer), naam op sociale media, kledingmaat en mogelijk ook foto’s. Wij verwerken deze gegevens om onze overeenkomst met u te kunnen nakomen, bijv. door producten naar u te sturen of om deel te nemen aan of het organiseren van evenementen en andere soorten marketing. Wij verwerken ook openbare gegevens van bijvoorbeeld sociale media, zoals het aantal volgers en activiteiten met betrekking tot de handelsmerken waarvoor u ambassadeur bent, om onze overeenkomst en rendement op investeringen te controleren en op te volgen.
  • Als u akkoord bent gegaan met onze algemene voorwaarden voor deelname aan een evenement georganiseerd door ons, hebt u ons persoonsgegevens verstrekt zoals contactgegevens (zoals naam, adres en telefoonnummer) en mogelijk ook gezondheidsinformatie (bijv. allergieën). Wij hebben deze gegevens nodig om het evenement te organiseren en veilig uit te voeren. Omdat we foto’s en films maken tijdens onze evenementen voor toekomstige marketingdoeleinden, zoals uiteengezet in de overeenkomst, kunnen we ook foto’s en films verzamelen, bewerken en op sociale media verspreiden waarop u zichtbaar bent en geïdentificeerd kunt worden.
  • Als u solliciteert naar een baan bij Vitamine Well, hebt u ons persoonsgegevens verstrekt zoals uw contactgegevens (bijv. naam, adres en telefoonnummer) en mogelijke andere persoonlijke informatie (bijv. foto) in uw sollicitatie. Wij gebruiken deze informatie om uw sollicitatie en geschiktheid voor tewerkstelling te evalueren, d.w.z. om stappen te ondernemen op uw verzoek voordat een contract wordt afgesloten.

De rechtsgrondslag voor onze verwerking van uw persoonsgegevens is dat de verwerking noodzakelijk is om een contract met u aan te gaan of te vervullen. Dit betekent dat we het contract mogelijk moeten beëindigen om gegevens te kunnen wissen of anderszins onze verwerking van uw persoonsgegevens op uw verzoek te beperken.

4.2 Wij verwerken persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigde belang.

  • Als u interesse hebt getoond in of zich hebt aangemeld voor nieuws van ons over bepaalde onderwerpen (bijv. via Mynewsdesk), hebt u ons persoonsgegevens verstrekt zoals uw naam en e-mailadres. Wij gebruiken deze informatie om doelgericht en relevant nieuws en persberichten aan u te kunnen sturen.
  • Als u zich hebt geregistreerd voor of een bijdrage hebt geleverd aan een wedstrijd die wij organiseren, hebt u ons persoonsgegevens verstrekt zoals uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, naam op sociale media en/of een bijdrage (bijv. een foto of film) waarop u geïdentificeerd kunt worden. Wij gebruiken deze informatie om uw bijdrage te kunnen evalueren, een winnaar aan te wijzen en een prijs uit te reiken. Wanneer de prijs een reis is, kunnen we ook gegevens verwerken zoals uw paspoortnummer en belangrijke gezondheidsinformatie (bijv. allergieën) die wij om veiligheidsredenen moeten weten als organisatoren van de reis.
  • Als u met ons samenwerkt als ambassadeur, of als u een potentiële ambassadeur bent, hebt u ons mogelijk persoonsgegevens verstrekt zoals uw contactgegevens (bijv. naam, adres en telefoonnummer, e-mailadres, naam op sociale media, kledingmaat en foto’s) op sociale media en via e-mail, zodat wij u producten en andere vormen van marketing kunnen aanbieden. Wij kunnen ook bepaalde van dergelijke gegevens of openbare gegevens over u hebben verzameld als u een potentiële ambassadeur voor ons bent, zoals het aantal volgers op sociale media en activiteiten met betrekking tot onze handelsmerken, om zo een dergelijke samenwerking of een ambassadeursovereenkomst met u aan te gaan.
  • Als u zich hebt aangemeld voor een evenement dat wij organiseren, hebt u ons gegevens verstrekt zoals uw contactgegevens (bijv. naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres) en mogelijk ook bepaalde gezondheidsinformatie (bijv. allergieën) die wij om veiligheidsredenen moeten weten en mogelijk moeten delen met medische medewerkers. Aangezien het de aard van dergelijke evenementen is om foto’s en films te maken tijdens de evenementen voor toekomstige marketingdoeleinden, kunnen we ook foto’s en films verzamelen, bewerken en verspreiden waarop u geïdentificeerd kunt worden.
  • Als u contact met ons hebt opgenomen met vragen of klachten over onze producten, hebt u ons persoonsgegevens verstrekt zoals contactgegevens (bijv. naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer), evenals mogelijke aanvullende informatie (bijv. productgerelateerde gezondheidsproblemen). Wij gebruiken deze informatie om uw vragen te beantwoorden, productproblemen te onderzoeken, gezondheidsrisico’s te traceren of te rapporteren, schadevergoeding te betalen en fraude/bedrog te voorkomen, bijv. door herhaaldelijk ongegronde klachten met schadeclaims.
  • Als u onze homepage bezoekt en onze cookies accepteert, hebt u ingestemd met onze verzameling van mogelijke persoonsgegevens in de vorm van online gedrag (bijv. uw IP-adres, geschiedenis, eerder bezochte websites, enz.) zoals beschreven in ons Cookiebeleid. Wij analyseren deze informatie op een samengevoegd en gepseudonimiseerd niveau voor statistische doeleinden, optimalisatie van onze homepage om onze producten en handelsmerken op de markt te brengen door te analyseren welke delen van onze homepages het vaakst worden bezocht.
  • Als u er op een andere manier voor kiest contact met ons op te nemen, via onze algemene uitnodiging of op eigen initiatief, via een van onze algemene e-mailadressen (bijv. [email protected]) met ideeën over nieuwe smaken, producten of campagnes, verstrekt u ons persoonsgegevens die wij gebruiken om de inhoud van uw e-mail te kunnen beantwoorden en evalueren.

Wij verwerken deze persoonsgegevens op basis van onze beoordeling dat dit noodzakelijk is voor ons gerechtvaardigd belang om onze producten en handelsmerken op de markt te brengen en concurrerend te blijven op de markt. Wij beoordelen dat ons gerechtvaardigde belang in dit geval niet wordt overschreven door uw belang of fundamentele rechten en vrijheden die bescherming van persoonsgegevens vereisen, omdat u ons zelf of zelfs op eigen initiatief uw persoonsgegevens verstrekt hebt en wij de gegevens verwerken voor doeleinden die in overeenstemming moeten zijn met uw verwachtingen.

4.3 Wettelijke vereisten, algemeen belang en toestemming

Mogelijk moeten we uw persoonsgegevens verwerken om aan onze wettelijke vereisten te voldoen (bijv. verplichtingen om documenten te bewaren) en op last van overheidsinstanties (bijv. de Zweedse belastingdienst). Wij kunnen ook wettelijk verplicht zijn of gedwongen worden om persoonsgegevens te verwerken met betrekking tot productproblemen om mogelijke gezondheidsrisico’s te volgen en te monitoren.

Daarnaast kunnen we uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming. In dat geval zullen wij uw toestemming vooraf verkrijgen, voor een specifiek doel, en ervoor zorgen dat deze vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig wordt gegeven. U hebt het recht om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken en bent in dat geval welkom om contact op te nemen met onze functionaris voor gegevensbescherming.

5. Wie zijn de ontvangers van de persoonsgegevens?

Degenen die toegang hebben tot uw persoonsgegevens zijn bevoegde medewerkers binnen de Vitamin Well Group die toegang nodig hebben tot de gegevens om hun werktaken uit te voeren. Onze product- en klantmanagers hebben bijvoorbeeld toegang tot inkomende vragen en klachten over onze producten. Persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt door zowel interne als externe IT-deskundigen en andere dienstverleners, indien nodig voor het uitvoeren van de werkzaamheden.

Vitamine Well heeft gegevensverwerkingsovereenkomsten afgesloten met dienstverleners die via hun diensten toegang krijgen tot of persoonsgegevens verwerken voor onze doeleinden en volgens onze instructies. Via de overeenkomsten zorgen wij ervoor dat onze dienstverleners, bijv. van ons digitale verkoopondersteuningssysteem, de gegevens op dezelfde legale en veilige manier verwerken als wij.

Vitamin Well heeft momenteel zuster- en dochterondernemingen in Noorwegen, Denemarken, Duitsland, Polen, Spanje, het Verenigd Koninkrijk, Hongkong en de Verenigde Staten, evenals een filiaal in Finland. Wij passen dezelfde strenge EU-wetgeving inzake gegevensbescherming toe in al onze bedrijven en uw gegevens worden voornamelijk verwerkt binnen de Europese Unie (de “EU”) of de Europese Economische Ruimte (de “EER”). Mogelijk moeten we ook persoonsgegevens overdragen aan derden, zoals dienstverleners en adviseurs, die buiten de EU/EER gevestigd zijn. Dergelijke overdrachten worden uitgevoerd onderworpen aan passende waarborgen die vereist zijn door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, zoals via gegevensverwerkingsovereenkomsten.

6. Verwerkt Vitamin Well speciale categorieën persoonsgegevens?

Vitamin Well verwerkt nooit gevoelige informatie, zoals informatie over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen of seksuele geaardheid. In sommige gevallen zijn we echter verplicht om gegevens over gezondheid te verzamelen en te gebruiken om veiligheidsredenen, zoals informatie over allergieën of andere aandoeningen waarvan we moeten weten bij het organiseren van reizen en trainingsevenementen.

7. Hoelang worden de persoonsgegevens bewaard?

7.1 Wanneer we persoonsgegevens verwerken is gebaseerd op een overeenkomst

Wij bewaren uw persoonsgegevens tijdens de looptijd van de overeenkomst en wissen deze wanneer de overeenkomst wordt beëindigd. De uitzonderingen hieronder zijn echter van toepassing:

Als we wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens te bewaren of openbaar te maken na beëindiging van de overeenkomst, zoals arbeidsinformatie, bewaren wij de gegevens voor zo lang en voor zover vereist volgens de wet of volgens de instructies van een overheidsinstantie.

Foto’s of films van evenementen die we hebben georganiseerd worden niet automatisch gewist nadat het evenement gehouden is, maar kunnen ook worden gebruikt voor marketingdoeleinden. Het materiaal wordt gewist wanneer dit niet meer relevant is voor deze doeleinden. Gevoelige gegevens zoals informatie over allergieën of andere gezondheidsinformatie zullen echter altijd worden gewist zodra het evenement is voltooid.

Als u solliciteert naar een baan bij Vitamine Well, bewaren we uw persoonsgegevens gedurende zes maanden vanaf de datum van uw aanvraag als het een spontane sollicitatie was. Wij bewaren de sollicitatie om contact met u op te nemen, mocht er een geschikte functie vrijkomen.

Als u niet met succes voor een bepaalde functie bij ons hebt gesolliciteerd, zullen wij uw sollicitatie wissen nadat wij u ervan op de hoogte stellen dat wij u de functie niet zullen aanbieden, tenzij beide partijen specifiek anders overeenkomen.

7.2 Wanneer we persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigde belang

Nieuwsupdates: Wij bewaren uw persoonsgegevens gedurende de periode waarin u zelf ervoor kiest ingeschreven te zijn of uw interesse in onze nieuwsupdates aan te geven. U kunt op elk moment onze nieuwsupdates annuleren.

Wedstrijden: Wij bewaren uw persoonsgegevens totdat de wedstrijd in kwestie is voltooid, meestal wanneer de prijs is toegekend. Wanneer de prijs een reis is, zullen we de gegevens wissen na beëindiging van de reis.

Samenwerkingen/ambassadeurs: Wij bewaren uw persoonsgegevens in de vorm van contactgegevens voor de duur van onze informele samenwerking of zolang uw persoonlijke profiel in lijn blijft met ons bedrijf en het productprofiel.

Evenementen: Wij bewaren uw persoonsgegevens in de vorm van contactgegevens totdat het evenement is voltooid. Foto’s en films van het evenement worden echter niet automatisch gewist na voltooiing van het evenement, maar kunnen ook worden gebruikt voor marketingdoeleinden. Het materiaal wordt gewist wanneer dit niet meer relevant is voor deze doeleinden.

Productvragen en -klachten: Wij verwerken de persoonsgegevens die u in uw e-mail hebt verstrekt, voor een periode van twee jaar vanaf de datum van verzending van de e-mail. Wij bewaren de informatie met als doel statistische analyses uit te voeren op vragen en klachten, om mogelijke gezondheidsrisico’s of productproblemen te onderzoeken, te volgen en te rapporteren, om onze klantenservice te controleren en te verbeteren, om compensatie te betalen en om fraude te voorkomen, bijv. herhaalde ongegronde klachten met schadeclaims.

Websitebezoekers: Wij zullen uw persoonsgegevens verwerken in de vorm van online gedrag dat via cookies wordt verzameld, zolang u akkoord gaat met deze cookies op onze websites.

Ideeën enz.: Wij verwerken de persoonsgegevens die u ons spontaan kunt verstrekken met ideeën over bijv. nieuwe smaken, producten en campagnes zolang ze relevant zijn voor ons.

Gevoelige gegevens zoals gezondheidsgegevens worden altijd verwijderd zodra het doel waarvoor ze verzameld zijn niet langer van toepassing is, d.w.z. nadat een door ons georganiseerd evenement of georganiseerde reis is voltooid.

Wanneer toestemming de rechtsgrond is voor onze verwerking, zullen we de gegevens wissen zodra u de toestemming intrekt. Houd er rekening mee dat het recht om uw toestemming in te trekken niet met terugwerkende kracht geldt.

8. Wat zijn uw rechten als betrokkene?

U hebt verschillende rechten waarop u zich als betrokkene kunt beroepen.

U hebt bijvoorbeeld het recht om te weten welke persoonsgegevens wij over u bewaren. U kunt ook verzoeken om correctie van onjuiste gegevens over u en wissing van bepaalde gegevens of informatie die niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Data Inspection Board.

Verder kunt u ons vragen om onze verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Houd er rekening mee dat een dergelijk verzoek kan betekenen dat we onze potentiële verplichtingen jegens u niet langer kunnen nakomen.

Als onze verwerking van uw gegevens gebaseerd is op uw toestemming, kunt u uw toestemming op elk gewenst moment intrekken. In dat geval, of als we een overeenkomst met u hebben afgesloten, kunt u ook een kopie ontvangen van de persoonsgegevens die u ons in digitale vorm hebt verstrekt. Als we uw gegevens verwerken op basis van ons legitieme belang, kunt u op elk moment bezwaar maken tegen onze verwerking.

Als u vragen hebt of uw rechten wilt uitoefenen, neem dan contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming op [email protected].

9. Overig

Dit privacybeleid wordt regelmatig bijgewerkt om in overeenstemming te zijn met onze bedrijfsactiviteiten en om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving, d.w.z. de Zweedse wetgeving, inclusief de vereisten in de Algemene verordening gegevensbescherming (EU-verordening nr. 2016/679). Deze versie is voor het laatst bijgewerkt op 13 november 2018.