POLITYKA PRYWATNOŚCI FIRMY VITAMIN WELL

1. Wstęp

Firma Vitamin Well jest zobowiązana do ochrony twojej prywatności i przetwarzania twoich danych osobowych w sposób przejrzysty, bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Niniejsza Polityka Prywatności, która jest adresowana do każdego kto w jakikolwiek sposób współdziała z nami, ma na celu poinformowanie w jaki sposób przetwarzamy twoje dane osobowe w Vitamin Well oraz jakie są twoje uprawnienia jako podmiotu danych.
O ile nie stwierdzono inaczej, Vitamin Well AB, zarejestrowana pod numerem 556701-6505, Garvargatan 9, 11221 Sztokholm, („Vitamin Well”, „my”, „nas”) jest Administratorem Danych Osobowych („ADO”), który określa cele i metody przetwarzania danych osobowych.
Vitamin Well obejmuje No Carbs Company AB, Barebells Functional Foods AB (łącznie z marką Snackbros), Tyngre Distribution AB i NOBE Drycker Stockholm, oraz oddziały firmy w Finlandii, Danii, Norwegii, w Niemczech, w Polsce, Hiszpanii, Wielkiej Brytanii, Hong Kongu oraz w Stanach Zjednoczonych Ameryki („Vitamin Well Group”).

Vitamin Well wyznaczyła także dobrowolnie Inspektora Ochrony Danych („IOD”), by zapewnić ochronę danych. Jeśli masz jakieś pytania odnośnie tego, w jaki sposób przetwarzamy twoje dane osobowe lub w kwestii egzekwowania twoich praw, opisanych poniżej, skontaktuj się z nami poprzez adres mailowy [email protected]

2. Co to są dane osobowe?

Dane osobowe to wszelkie informacje odnoszące się do zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej („podmiotu danych”). A zatem mogą to być wszelkie dane, które pozwalają na identyfikację osoby. Na przykład imię i nazwisko, adres email lub numer telefonu jeśli te dane mogą być powiązane z określoną żyjącą osobą fizyczną, ale także na przykład zdjęcie, na którym taka osoba może zostać rozpoznana.

3. Co oznacza „przetwarzanie” danych osobowych?

Termin „przetwarzanie” obejmuje wszelkie operacje dokonywane na danych osobowych. Definicja jest bardzo szeroka i uwzględnia wszelkie formy obróbki danych, od gromadzenia ich, zapisywania, przechowywania i przystosowania do wykorzystywania, udostępniania a nawet usuwania danych osobowych.

4. Jakie dane osobowe przetwarzamy, w jakich celach, na jakiej podstawie prawnej

4.1 Przetwarzamy twoje dane osobowe w celu zawarcia i wykonania umowy z nami

  • Jeśli zawarłeś z nami umowę dotyczącą sponsorowania eventu, produkcji wyrobów lub innej współpracy biznesowej, dostarczyłeś nam dane osobowe w postaci danych kontaktowych (na przykład: imię i nazwisko, adres, numer telefonu, stanowisko i nazwę pracodawcy). Danych tych używamy w celu realizacji naszej umowy z tobą.
  • Jeśli jesteś przedstawicielem naszej firmy, dostarczyłeś nam dane osobowe w postaci danych kontaktowych (na przykład: imię i nazwisko, adres, numer telefonu), nazwy w mediach społecznościowych, rozmiaru odzieży a być może także i zdjęć. Przetwarzamy te dane celem realizacji naszej umowy z tobą, na przykład przy wysyłaniu ci produktów lub współpracy w zakresie uczestnictwa lub organizacji eventów i innego typu działaniach marketingowych. Przetwarzamy także dane dostępne na przykład w mediach społecznościowych, takie jak liczba obserwujących i aktywność związana z markami, których jesteś ambasadorem, celem monitorowania i śledzenia naszych ustaleń i rentowności inwestycji.
  • Jeśli zaakceptowałeś nasze zasady i warunki uczestnictwa w organizowanym przez nas evencie, dostarczyłeś nam dane osobowe w postaci danych kontaktowych (na przykład imię i nazwisko, adres i numer telefonu) oraz być może także informacje odnośnie stanu zdrowia (na przykład: alergie). Wymagamy tych danych aby móc zorganizować i bezpiecznie przeprowadzić event. Ponieważ w czasie eventów robimy zdjęcia i nagrywamy filmy, do przyszłych celów marketingowych, jak zostało to wyszczególnione w umowie, możemy także gromadzić, edytować i zamieszczać w mediach społecznościowych zdjęcia i filmy, na których jesteś widoczny i możesz zostać rozpoznany.
  • Jeśli złożyłeś podanie o pracę w Vitamin Well, dostarczyłeś nam dane osobowe w postaci danych kontaktowych (na przykład: imię i nazwisko, adres i numer telefonu) a być może także inne dane osobowe (na przykład: zdjęcie) w podaniu. Wykorzystujemy te informacje aby ocenić twoje podanie oraz zdolność do wykonywania określonej pracy, czyli by podjąć kroki, na twój wniosek, przed zawarciem umowy.

Podstawę prawną dla przetwarzania przez nas danych osobowych dotyczących twojej osoby stanowi fakt, że przetwarzanie to jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy z tobą. Oznacza to, że być może będziemy musieli rozwiązać umowę by móc usunąć dane lub w przeciwnym razie ograniczyć, na twoje żądanie, przetwarzanie przez nas twoich danych osobowych.

4.2 Przetwarzamy dane osobowe w oparciu o nasz uzasadniony interes

  • Jeśli wyraziłeś zainteresowanie lub zarejestrowałeś się aby otrzymywać aktualizowane przez nas informacje dotyczące niektórych tematów (na przykład: poprzez Mynewsdesk), dostarczyłeś nam dane osobowe w postaci imienia i nazwiska oraz adresu email. Wykorzystujemy te dane, by przesyłać ci właściwe informacje i komunikaty prasowe.
  • Jeśli zarejestrowałeś się lub zgłosiłeś swój udział w konkursie, który organizujemy, dostarczyłeś nam dane osobowe w postaci imienia i nazwiska, adresu, numeru telefonu, adresu email, nazwy w mediach społecznościowych i/lub udziału (na przykład: zdjęcia lub filmu), na którym możesz być rozpoznany. Wykorzystujemy te informacje w celu oceny twojego uczestnictwa, wyznaczenia zwycięzcy i przyznania nagrody. W przypadku gdy nagrodą jest wycieczka, możemy także przetwarzać takie dane jak twój numer paszportu oraz ważne informacje o stanie zdrowia (na przykład: alergie), które jako organizatorzy wycieczki musimy znać ze względów bezpieczeństwa.
  • Jeśli współpracujesz z nami jako przedstawiciel lub jesteś potencjalnym ambasadorem naszej marki, mogłeś dostarczyć nam dane osobowe w postaci danych kontaktowych (na przykład: imię i nazwisko, adres i numer telefonu, adres email, nazwa w mediach społecznościowych, rozmiar odzieży i zdjęcia) w mediach społecznościowych i drogą mailową, byśmy mogli przesłać ci produkty i współpracować w zakresie uczestnictwa w eventach lub przy innych formach akcji marketingowych. Mogliśmy także zebrać niektóre z takich danych lub upublicznione informacje dotyczące twojej osoby, jeśli jesteś naszym potencjalnym przedstawicielem, takie jak liczba obserwujących w mediach społecznościowych i aktywność związana z naszymi znakami towarowymi, by móc rozpocząć taką współpracę lub zawrzeć z tobą umowę w charakterze naszego przedstawiciela.
  • Jeśli zapisałeś się na event, który organizujemy, dostarczyłeś nam dane w postaci danych kontaktowych (na przykład: imię i nazwisko, adres, numer telefonu i adres email) a być może także pewne informacje o stanie zdrowia (na przykład: alergie), które są nam potrzebne ze względów bezpieczeństwa i o których możemy poinformować personel medyczny. A ponieważ podczas takich eventów robione są zdjęcia i filmy, do przyszłych celów marketingowych, możemy także gromadzić, edytować i udostępniać zdjęcia i filmy, na których możesz zostać rozpoznany.
  • Jeśli skontaktowałeś się z nami w celu zadania pytań lub złożenia skarg dotyczących naszych produktów, dostarczyłeś nam dane osobowe w postaci danych kontaktowych (na przykład: imię i nazwisko, adres, adres email i numer telefonu) jak również być może dodatkowych informacji (na przykład: problemów zdrowotnych związanych z produktem). Wykorzystujemy te informacje, by móc
    odpowiedzieć na twoje pytania, zbadać problemy związane z produktem, prześledzić lub zgłosić zagrożenia dla zdrowia, zrekompensować szkodę i zapobiegać naciąganiu/nieuczciwości, na przykład poprzez powtarzające się bezzasadne skargi z roszczeniami odszkodowawczymi.
  • Jeśli odwiedzasz naszą stronę główną i akceptujesz nasze pliki cookies, wyrażasz zgodę na zbieranie przez nas potencjalnych danych osobowych w formie zachowania w sieci (na przykład: twojego adresu IP, historii kliknięć, wcześniej odwiedzanych stron, itp.), zgodnie z naszą polityką cookies. Analizujemy te informacje zbiorczo, do celów statystycznych, aby zoptymalizować naszą
    stronę główną i promować nasze produkty i znaki towarowe, sprawdzając które części naszej strony głównej są najczęściej odwiedzane.
  • Jeśli w inny sposób zdecydujesz się skontaktować z nami, na nasze ogólne zaproszenie lub z własnej inicjatywy, poprzez któryś z naszych ogólnych adresów email (na przykład: [email protected]) z pomysłami nowych smaków, produktów lub kampanii, dostarczasz nam dane osobowe, które wykorzystujemy by móc odpowiedzieć i ocenić treść twojej wiadomości mailowej.

Przetwarzamy te dane osobowe w oparciu o naszą ocenę, że jest to konieczne dla
potrzeb wynikających z naszego uzasadnionego interesu, by promować nasze produkty i znaki towarowe i pozostać konkurencyjnym na rynku. Oceniamy że, w tym przypadku, nasz uzasadniony interes nie jest podporządkowany twoim interesom lub interesom związanym z podstawowymi prawami i wolnościami, które wymagają ochrony danych osobowych, jako że sam lub nawet z własnej inicjatywy dostarczyłeś nam swoje dane osobowe, a my przetwarzamy je do celów, które powinny być zgodne z twoimi oczekiwaniami.

4.3 Wymogi prawne, interes publiczny i zgoda

Może zajść konieczność przetwarzania twoich danych osobowych, abyśmy mogli spełniać wymogi prawne (na przykład: obowiązek prowadzenia ewidencji) i zalecenia organów administracji publicznej (na przykład: Szwedzkiego Urzędu Podatkowego). Możemy być także prawnie zobligowani lub zmuszeni, w dbałości o interes publiczny, do przetwarzania danych osobowych dotyczących problemów z produktami, aby śledzić i monitorować potencjalne zagrożenia dla zdrowia.

Ponadto, możemy przetwarzać twoje dane osobowe w oparciu o twoją zgodę. W tym przypadku uzyskamy twoją zgodę, do określonego celu, odpowiednio wcześniej, upewniając się, że jest to dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli.
Masz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, i w takim przypadku zapraszamy do kontaktu z naszym Inspektorem Ochrony Danych.

5. Kim są odbiorcy danych osobowych?

Dostęp do twoich danych osobowych będzie miał upoważniony personel Vitamin Well Group, który musi mieć dostęp do danych, by wykonywać powierzone im w pracy obowiązki. Na przykład, nasi menadżerowie ds. produktu i kontaktów z klientami będą mieli dostęp do przychodzących zapytań i skarg dotyczących naszych produktów. Dane osobowe mogą być także przetwarzane zarówno przez zewnętrznych jak i wewnętrznych ekspertów IT i innych dostawców usług, jeśli będzie to konieczne do prowadzenia działalności.

Vitamin Well zawarła umowy dotyczące przetwarzania danych z dostawcami usług, którzy poprzez świadczone usługi uzyskują dostęp lub przetwarzają dane osobowe do naszych celów, zgodnie z naszymi zleceniami. Dzięki tym umowom, zapewniamy że nasi dostawcy usług, przykładowo naszego cyfrowego systemu wsparcia sprzedaży, przetwarzają dane w tak samo zgodny z prawem i bezpieczny sposób jak my.

Vitamin Well ma obecnie swe jednostki zależne w Norwegii, Danii, Niemczech, Polsce, Hiszpanii, Wielkiej Brytanii, Hong Kongu i w Stanach Zjednoczonych Ameryki, oraz oddział w Finlandii. We wszystkich naszych firmach stosujemy te same rygorystyczne unijne przepisy dotyczące ochrony danych, i twoje dane będą głównie przetwarzane w obrębie Unii Europejskiej („UE”) lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”). Może także zajść potrzeba przekazania danych osobowych osobom trzecim, jak na przykład dostawcom usług, którzy mają swą siedzibę poza obszarem UE/EOG. Takie przekazanie danych będzie dokonywane z zastrzeżeniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez obowiązujące przepisy o ochronie danych, takich jak umowy dotyczące przetwarzania danych.

6. Czy Vitamin Well przetwarza szczególne kategorie danych osobowych?

Vitamin Well nigdy nie przetwarza danych wrażliwych takich jak informacje na temat pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych czy orientacji seksualnej. Jednakże, w niektórych przypadkach, ze względów bezpieczeństwa, jesteśmy zobowiązani do zbierania i wykorzystywania danych dotyczących stanu zdrowia, takich jak informacje o alergiach lub innych uwarunkowaniach zdrowotnych, o których musimy zostać poinformowani kiedy organizujemy wycieczki i szkolenia.

7. Jak długo przechowywane są dane osobowe?

7.1 W przypadku gdy przetwarzamy dane osobowe w oparciu o umowę

Będziemy przechowywać twoje dane osobowe w okresie obowiązywania umowy i usuniemy je po jej wygaśnięciu. Jednak poniższe oczekiwania mają zastosowanie:

Jeśli jesteśmy prawnie zobowiązani do zachowania lub ujawnienia którychś z twoich danych osobowych po wygaśnięciu umowy, na przykład informacji o zatrudnieniu, będziemy przechowywać dane tak długo jak jest to wymagane prawnie lub zgodnie z zaleceniami organu władzy publicznej.

Zdjęcia lub filmy z eventów, które zorganizowaliśmy, nie zostaną automatycznie usunięte po odbytym evencie, lecz mogą także zostać wykorzystane w przyszłości do celów marketingowych. Materiały te zostaną usunięte kiedy przestaną być odpowiednie dla tych celów. Natomiast dane wrażliwe, takie jak informacje o alergiach lub inne informacje o stanie zdrowia, są zawsze usuwane zaraz po zakończeniu eventu.

Jeśli złożyłeś podanie o pracę w Vitamin Well, będziemy przechowywać twoje dane osobowe przez sześć miesięcy od daty złożenia podania, jeśli zostało przedłożone z twojej inicjatywy. Zachowujemy podanie, by móc skontaktować się z tobą jeśli będzie dostępne odpowiednie stanowisko.

Jeśli twoja kandydatura na określone stanowisko zostanie odrzucona, usuniemy twoje podanie o pracę po powiadomieniu cię, że nie zaoferujemy ci tego stanowiska, chyba że obie strony uzgodnią inaczej.

7.2 W przypadku gdy przetwarzamy dane osobowe w oparciu o nasz uzasadniony interes

Aktualizacje informacji:Będziemy przechowywać twoje dane osobowe w okresie, w którym z własnej woli jesteś zapisany lub wykazujesz zainteresowanie naszymi aktualizacjami informacji. W każdej chwili możesz anulować otrzymywanie naszych aktualizacji.

Konkursy:Będziemy przechowywać twoje dane osobowe do czasu rozstrzygnięcia konkursu, zazwyczaj do momentu przyznania nagrody. Jeśli nagrodą jest wycieczka, usuniemy dane po zakończeniu wycieczki.

Ambasadorzy marki:Będziemy przechowywać twoje dane osobowe w formie danych kontaktowych przez okres trwania naszej nieformalnej współpracy lub tak długo jak twój profil osobisty odpowiada działaniom naszej firmy i profilowi produktów.

Eventy:Będziemy przechowywać twoje dane osobowe w formie danych kontaktowych do czasu zakończenia eventu. Jednak zdjęcia i filmy z eventu nie zostaną automatycznie usunięte po odbytym evencie, lecz mogą także zostać wykorzystane w przyszłości do celów marketingowych. Materiały te zostaną usunięte kiedy przestaną być odpowiednie dla tych celów.

Zapytania i skargi dotyczące produktów:Będziemy przetwarzać dane osobowe, które dostarczyłeś nam w swoim mailu przez okres dwóch lat od daty wysłania maila. Przechowujemy te informacje w celu przeprowadzania analiz statystycznych zapytań ofertowych i zażaleń, badania, śledzenia i zgłaszania potencjalnych zagrożeń dla zdrowia lub problemów z produktami, monitorowania i udoskonalania obsługi klienta, rekompensowania szkody i zapobiegania nieuczciwości poprzez na przykład powtarzające się bezzasadne skargi z roszczeniami odszkodowawczymi.

Odwiedzający strony internetowe:Będziemy przetwarzać twoje dane osobowe w formie zachowania w sieci zgromadzone przez pliki cookies tak długo jak będziesz akceptował te pliki cookies na naszych stronach internetowych.

Pomysły itp.:Przetwarzamy dane osobowe, które możesz spontanicznie nam dostarczać z pomysłami na na przykład nowe smaki, produkty i kampanie, tak długo, jak są one dla nas przydatne.

Dane wrażliwe, takie jak informacje odnośnie stanu zdrowia będą zawsze usuwane kiedy tylko cel, dla którego zostały zebrane przestanie mieć zastosowanie, na przykład po zakończeniu eventu lub wycieczki zorganizowanej przez nas.

Kiedy zgoda stanowi podstawę prawną dla naszego przetwarzania, usuniemy dane niezwłocznie po wycofaniu przez ciebie zgody. Pamiętaj jednak, że prawo do wycofania zgody nie działa z mocą wsteczną.

8. Jakie są twoje prawa jako podmiotu danych?

Masz kilka praw, do których możesz się odwołać jako podmiot danych
Masz prawo wiedzieć, jakimi twoimi danymi osobowymi dysponujemy. Możesz także zażądać, abyśmy skorygowali nieścisłe informacje dotyczące twojej osoby oraz byśmy usunęli pewne dane lub informacje, które nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane. Zawsze masz prawo złożyć zażalenie w Radzie Ochrony Danych.

Co więcej, możesz poprosić nas o ograniczenie przetwarzania twoich danych osobowych.
Pamiętaj jednak, że taka prośba może oznaczać to, że nie będziemy już mogli spełniać naszych potencjalnych zobowiązań wobec ciebie.

W przypadku gdy przetwarzamy twoje dane w oparciu o twoją zgodę, możesz w każdej chwili wycofać tę zgodę. W takim przypadku, lub jeśli zawarliśmy z tobą umowę, możesz także otrzymać kopię danych osobowych, które dostarczyłeś nam w formacie cyfrowym. Jeśli przetwarzamy twoje dane w oparciu o nasz uzasadniony interes, w każdej chwili możesz wnieść sprzeciw odnośnie naszego procesu przetwarzania.

W przypadku jakichkolwiek pytań lub życzenia powołania się na którekolwiek z twoich praw, skontaktuj się z naszym Inspektorem Ochrony Danych pod adresem mailowym:
[email protected]

9. Pozostałe informacje

Niniejsza Polityka Prywatności będzie regularnie aktualizowana w celu dostosowania do naszej działalności biznesowej i przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, to jest szwedzkiego prawa, w tym wymogów zawartych w Ogólnym Rozporządzeniu o Ochronie Danych (Rozporządzenie UE nr 2016/679). Data ostatniej aktualizacji tej wersji to 13.11.2018 r.